Маленький секрет большого события

28 января 17-го года совместно с руководством Банка «Открытие» мы провели большую конференцию, посвященную подведению итогов 16-го года и актуальным вопросам жизни банка.

Всякий раз, когда проводится конференция с числом участников 150-200 человек и более, встает вопрос о ее оптимальной организации. И на практике встречается два подхода.

Первый предполагает, что участники, сидящие в зале, являются только слушателями. Они могут, конечно же, задавать вопросы и даже полемизировать со спикерами, участвовать в электронном или «ручном» голосовании, но их роль остается ограниченной, пассивной. Этот подход является, пожалуй, наиболее распространенным и простым. Такие конференции вполне могут быть интересными и яркими. Например, если спикеры – фигуры авторитетные (первые лица государства) или обладают выдающимися способностями (великие артисты) или решают в процессе своего выступления жизненно важные для аудитории вопросы (заседания парламента по решению ключевых вопросов).

Если же вышеприведенные обстоятельства не случаются, то слушателям приходится мучительно бороться со сном на протяжении всей конференции – думаю, что вы знакомы с такими мероприятиями не понаслышке.

В нашей работе на конференции с банком Открытие мы пошли другим путем – более сложным организационно, но и априори более эффективным с точки зрения вовлечения участников.

Это второй подход подразумевает, что все участники конференции делятся на команды, способные работать автономно и эффективно генерировать идеи.

Такой подход более рискованный, т.к. существуют опасность, что отдельными командами будет сложно управлять, что возникнет неразбериха и команды будет сложно синхронизировать. Однако профессионализм и опыт ведущих тренеров нашего Театра Делового Общения говорит о том, что бояться такого формата не стоит.

Если участники мотивированы и активны, то второй подход работает лучше первого. В результате групповых работ участники генерируют креативные идеи, которые помогают выработать стратегию, раскрыть проблемы бизнеса и найти необычные пути повышения эффективности. Участники – как руководители, так и исполнители более мотивированы воплощать выдвинутые идеи, потому что они не навязаны извне. Это их идеи, и они готовы к реализации своих идей.

Роль ведущего при втором подходе сводится к тому, чтобы четко ставить задачи командам, следить за таймингом и модерировать дискуссии.

У нас было 12 команд, двое ведущих и мы успешно справились. Главное – не бояться и доверять людям. Руководители и зрелые специалисты ценят реальное делегирование, как ничто другое!